Stressen hade redan pågått i ett och ett halvt år, och i kalendern 2023 var det nästan dags för påsklov. Målarmästaren och vd:n Petter Skovholt på målerifirman med samma namn förstod inte riktigt vad som pågick. Men en sak var säker: Under lång tid hade han tagit på sig absolut alla uppgifter, stora som små. Det var ingens fel att den välbesökta firman drevs på det här sättet, det hade bara "alltid varit så". Ända sedan 2010, då Petter - som har arbetat som målare i 40 år - grundade företaget.
– Så det här var vardagen i över 13 år?
– Haha, ja. Faktiskt, ja.
Petter skrattar. "Han kan göra det nu." Även om det inte är något roligt med att gå in i väggen så är det ganska kul att kunna dubbla sin omsättning när man kommer tillbaka efter sex månaders ledighet från jobbet.
– Vad var det som hände?
– Låt mig måla upp en bild för dig.
Målarmästaren berättar om ett hav av anteckningar. Överallt på hans skrivbord låg högar med anteckningar, fakturor, pappersark och dokument som krävde hans underskrift. Det här var ett populärt och växande företag, så det var mycket som skulle göras.
– Men jag var den som gjorde allt. Jag sa alltid "lämna det till mig" när det gällde saker som krävde uppföljning, utan att inse att jag i praktiken grävde vår egen grav. Jag hanterade allt som hade med HSE att göra, alla fakturor, räkningar och uppdrag som bokstavligen tyngde ner mitt tangentbord, min miniräknare. Och om bordet var fullt fanns det anteckningar på sitsen på min kontorsstol, säger Petter.
Han måste le.
– Vi kan alla se nu hur kaotiskt det var!
Petter hade försökt göra livet lättare för sina drygt 30 anställda - i synnerhet för sina tre projektledare - i så hög grad att det var han som blev belastad. Det var tvunget att gå fel.
Strax före påsk år 2023 hade Petter ett samtal med någon från HR-avdelningen. Samtalet handlade egentligen om en annan medarbetare, men under samtalets gång lyckades HR "fiska upp" Petters problem.
– Jag berättade allt för henne, innan hon sa: "Nu går du på påsklov och kopplar av - så får vi titta på det här när du kommer tillbaka". – Men vet du vad, jag slappnade inte av alls, säger han.
– Varför inte?
– Jag kunde bara inte vänta på att få komma tillbaka till kontoret!
Så han kom inte tillbaka. Han satt i sin stuga, oförklarligt skräckslagen, och blev till slut sjukskriven.
– Arbetsbelastningen hade blivit en vana. Det är sällan man vill släppa kontrollen, och cheferna har en känsla av att äga sitt eget företag. Men så hade vi gått med i HG, och jag kunde så småningom lita på att någon skulle hjälpa till. Och det var verkligen en trygghet att ha det stödet, säger Petter.
Det tog sex månader innan han klickade på sin e-post igen. När han äntligen var redo att återvända till jobbet fick han en överraskning.
– Projektledarna hade i så hög grad hållit skutan flytande. De delegerade mina arbetsuppgifter mellan sig och var och en av dem tog ansvar för ekonomin och framdriften i egna projekt. De bestämde att vi skulle införa ett nytt, enklare digitalt system för bokföring och fakturering och tyckte att alla - inte bara jag - skulle skapas som användare i framtiden. Alla tog ägarskap och det gick väldigt fort, säger Petter.
– Du behövde inte bli en flaskhals?
– Exakt.
– Hur kändes det att komma tillbaka?
– Alla var angelägna om att visa upp vem som gjorde vad, de hade vuxit enormt.
När chefen på sätt och vis tvingades bort från sitt överfulla skrivbord - och medarbetarna både fick och ville ta ansvar - kunde företaget till slut städa upp. Företaget blev “friskt”. De anställda kunde nu stolt visa upp ett kontrakt värt 3 miljoner norska kronor och säga "titta, det här fixade jag". Ansvaret för företaget som helhet blev något helt annat.
– Under förra året gick vi från 39 miljoner i omsättning till 71 miljoner. Det är ganska fantastiskt, säger Petter.
– Vem ger du äran till?
– Initiativet från medarbetarna. De följdes naturligtvis upp, men organiserade 90 procent av sakerna själva. Och med det har de vuxit otroligt mycket, utvecklats och blivit bättre på alla områden. Och sist men inte minst är jag tacksam för det stöd både de och jag har fått från andra HG-chefer. Jag fick samtal från hela landet!
Det finns säkert många chefer som kan känna igen sig i Petter Skovholts berättelse. Därför är det bra att veta - för alla företag som ingår i HG - att man inte behöver ta hela ansvaret själv. HG:s regionchef för Stor-Oslo, Tore Buer, var en av de personer som Petter Skovholts projektledare kunde förlita sig på när det inte fanns någon chef. Buer säger att många är rädda för att tappa kontrollen.
– Och då tänker de nog att de kan göra det snabbare själva, säger Tore Buer, regionchef på HG.
– Det är en viss ironi i det, eller hur?
– Ja, för saker och ting händer inte alltid så snabbt eller så enkelt som de borde. Inte när företaget växer, genererar mer och mer intäkter och det finns för många uppgifter. Då blir en sådan struktur väldigt krävande, säger han.
– Därför har vi på HG tagit fram ett verktyg för detta. Det är en modell för organisationsutveckling där vi erbjuder oss att skanna av företaget från A till Ö. Vi tittar på företagets nuläge och gör en plan för var man vill vara på ett, tre och fem års sikt. Sedan tar vi reda på om företaget är organiserat på ett sådant sätt att de mål vi har satt upp kommer att uppnås, säger Tore Buer, som tillägger att HG har blivit ännu bättre på att snabbare än tidigare upptäcka tecken på utbrändhet hos sina chefer.
Enligt Buer ligger det i människans natur att ta på sig uppgifter som man kanske tycker är lite tråkiga eller svåra, och att de lätt kan staplas på hög och till slut väga tungt på axlarna på en VD eller annan nyckelperson som säger "ja" lite för ofta.
Den största lärdomen från sin egen historia, säger Petter Skovholt, har varit att ge sig själv tillåtelse att delegera uppgifter och ansvar. Och att inse att man "inte på något sätt är oumbärlig". Det tog många år och en rejäl smäll innan Petter insåg detta. Men på andra sidan tunneln ser det ljusare ut. Företaget använder fortfarande det nya redovisningssystemet och har även infört ett smidigare digitalt system för HSE, kvalitetssäkring och tidshantering.
– Om en av oss är borta en dag eller två kan vi gå in i varandras projekt. Om en kund ringer och ber om en offert går vi direkt in och letar upp den. Och vi kan hjälpa till snabbare. Förr var det här mycket mer omständligt, säger Petter.
Vardagen har generellt sett blivit enklare för Petter Skovholt och hans team. Regionchefen Tore Buer har också märkt en stor skillnad. Både för Petter och för företaget som helhet.
– De har vuxit mycket, på alla sätt. Och det är väldigt bra, särskilt med den nuvarande marknaden. Petter har också sett till att företaget har blivit ISO-certifierad genom att delegera uppgifter. Så det är ett enormt väl utfört jobb!